La organización de eventos corporativos, así como la realización y el seguimiento de los mismos, son algo así como la disciplina suprema de la gestión y organización de la oficina dentro de la empresa.
El éxito de una feria puede determinar el lanzamiento de un nuevo producto, el programa de un congreso puede determinar la reputación de la empresa en su conjunto.
Si sus tareas incluyen la organización de eventos de principio a fin, sabe que se trata de una tarea muy exigente. Al mismo tiempo, puede ser muy divertido.
Las actividades de la organización del evento comienzan con la pregunta:
«¿Qué queremos hacer exactamente?”
Los diferentes eventos que pueden estar en la agenda de una empresa y que todos quieren ser planificados van desde las apariciones en ferias hasta las conferencias, la formación de equipos, pasando por la fiesta anual de Navidad.
Los requisitos que tendrá que cumplir pueden ser muy diferentes. En un evento externo, usted se ocupa de un hotel adecuado y reserva de catering.
Una celebración interna para los empleados puede ser más sobre la cuestión de en qué oficina se puede establecer una sala de juegos para los niños participantes de sus amigas.
Si usted está planeando participar en una feria comercial, la fecha del evento se le dará desde el exterior. Si usted mismo está planeando un congreso, tendrá que estar atento a otros eventos en las inmediaciones, y así sucesivamente. Cada evento debe ser planeado y preparado individualmente, pero los pasos básicos en la gestión de eventos son a menudo similares.
A menudo la organización del evento se hace en equipo, especialmente en grandes eventos. Entonces son indispensables los arreglos exactos.
De la preparación al seguimiento en la organización de eventos para empresas:
Cada evento cuesta dinero. Asegúrese de utilizar el presupuesto de manera sensata a través de una buena preparación.
Esto asegura que su empresa logre realmente los objetivos que se propone alcanzar con el evento. Estas son algunas de las palabras clave más importantes en la preparación y realización de eventos: La organización del evento consiste en definir los objetivos, las condiciones marco y la financiación.
El todo y el fin de su organización de eventos: la preparación
Es crucial que empiece a trabajar en un evento en una fase temprana. Cuanto más tiempo pase, más difícil será encontrar un hotel adecuado a un precio razonable o reservar lo que su jefe necesita.
Cuando se trata de la organización de eventos, a menudo hay que pensar a largo plazo.
Además, su invitación no debe ser recibida demasiado tarde por sus invitados deseados, para que su diario no esté demasiado lleno todavía.
Al preparar su evento o evento, guíese por las siguientes preguntas:
- ¿Qué es exactamente lo que queremos hacer?
- ¿Cuál es el objetivo del evento?
- ¿Quién debe participar?
- ¿Cuándo debe tener lugar nuestro evento?
- ¿Dónde debería tener lugar?
- ¿Quién es responsable de qué?
Estas son, por supuesto, sólo las preguntas más importantes, cuyas respuestas implican muchas más preguntas y pasos de trabajo.
La realización de su evento
Después de muchas semanas de preparación ha llegado el momento! El día del evento está amaneciendo. Eso significa mucho estrés. Sus invitados llegan, tienen que ser atendidos y están entusiasmados con lo que les espera.
Los oradores principales y los oradores quieren discutir los detalles finales de sus presentaciones con usted. La empresa de catering en Madrid necesita su firma, la tecnología de eventos tiene un abandono y así sucesivamente. Pero en un momento dado te das cuenta: ¡está en marcha! Ahora, a más tardar, una buena preparación le resultará rentable.
Por muy buena que haya sido la organización de su evento, tendrá que intervenir una y otra vez. En algún momento siempre se atasca. Obtenga una visión general de las posibles áreas problemáticas alrededor de su evento a tiempo para evitar sorpresas desagradables.
El seguimiento de su evento
Una vez que todos los invitados se han ido, se han recogido los materiales y documentos y se ha despejado el salón y las salas de reuniones, lo primero que hay que hacer es celebrar el éxito del evento como equipo y disfrutar de las palabras de elogio.
Si todo ha salido según lo planeado, si todos los participantes, desde su jefe hasta el último participante, están contentos y satisfechos y si ha logrado sus objetivos, puede estar orgulloso de sí mismo y de la organización de su evento.
Sin embargo, sería un error dormirse en los laureles. El próximo evento llegará definitivamente y también debe ir sin problemas. Después de un tiempo, tiene sentido echar un vistazo más crítico al evento pasado y a su organización: ¿Dónde más había un problema? Los siguientes textos le ayudarán a descubrir los puntos débiles y a ser aún mejor.
Preparación, realización y nueva elaboración de ferias comerciales
Las ferias son una forma especial de evento y particularmente importante para muchas empresas. Como secretaria, a menudo usted participa intensamente en la preparación junto con los empleados. O incluso puede ser programado como empleado para asistir a su stand en las ferias de muestras en el sitio. Esto es especialmente cierto si trabaja como asistente en un departamento de ventas o de marketing.
La participación en una gran feria internacional requiere una preparación minuciosa. Las presentaciones en ferias son caras: cuanto más importante es la feria, más altos son los costes. Y esto no sólo se aplica al stand de la feria en sí. Los precios de los hoteles de los alrededores y de otros lugares aumentan considerablemente en cuanto una feria abre sus puertas. Los billetes baratos para viajes en tren o en avión ya no están disponibles y aquellos que no reservan a tiempo a los proveedores de servicios feriales pueden pagar recargos urgentes. Empiece a planificar y preparar su participación en la feria a tiempo.
Gestión de eventos internos: organización de fiestas de empleados, fiestas de Navidad y similares.
Además de eventos externos como eventos de clientes o ferias, casi todas las empresas tienen sus propios eventos internos. No debe subestimar la importancia de los festivales de verano o de las fiestas de Navidad para los empleados.
Tampoco hay que subestimar el esfuerzo que supone la organización de eventos. Los empleados esperan que el empleador presente algo al menos al final del año para mostrar su agradecimiento.
Las actividades que usted tiene que planear y preparar van desde una simple cena juntos en un buen restaurante a expensas del jefe hasta un gran evento con su propio espectáculo y un gran buffet en la cantina de la empresa, decorada con motivos festivos.
Consejo: Planifique su fiesta de Navidad con anticipación. Los restaurantes populares a menudo ya están llenos en primavera para esta boda del año.
