La destrucción de documentos es una tarea que toda empresa y organización debería llevar a cabo con toda responsabilidad. Y es que, con el paso del tiempo, los datos de clientes, empleados, relacionados, así como los soportes de transacciones importantes, números de cuentas, cheques anulados, entre otros, se van acumulando en los archivos hasta ocupar un espacio que pudiese emplearse de manera más eficiente y productiva.
En muchas de estas empresas y organizaciones, se opta por lanzar a la basura, sin mayor cuidado, estos documentos, lo que puede significar la exposición de información valiosa o vulnerar la seguridad de aquellos cuyos datos han sido expuestos.
Con esta preocupación, se han creado empresas para prestar el servicio de destrucción de documentos, así como también hay particulares que lo hacen.
Las prácticas más usadas para la destrucción de documentos son:
- Empleo de una máquina de destrucción de documentos: esto puede hacerse dentro de la empresa u organización por miembros de su personal. Esta técnica implica el uso de la jornada laboral de los empleados para realizar una tarea que, si bien es necesaria, es poco productiva, acarreando inconvenientes para la organización en el corto y mediano plazo.
- Contratar a terceros para la destrucción de documentos: esto puede hacerse en el local del contratante o en las instalaciones del prestador de servicio. Esta técnica puede representar un riesgo para la seguridad de la organización contratante, pues pone información valiosa en manos de desconocidos.
Lo ideal es que la empresa de destrucción de documentos certifique que cada etapa del proceso de destrucción, desde el traslado de los documentos hasta su destrucción, sean seguros, confiables y responsables.
Existe una serie de normativas de seguridad y protección, aplicables tanto a los datos como a los procesos mismos que se ejecutan para la destrucción de documentos. La mayoría de ellas forman parte de normas internacionales tales como la LOPD 15/99 y su R.D. 1720/2017 de medidas de seguridad, el Reglamento Europeo de Protección de Datos, recientemente aprobado y de aplicación a partir del 28 de mayo de 2018 así como recomendaciones en destrucción adaptadas de la Norma UNE-EN 15713:2010 “Destrucción del Material Confidencial. Código de Buenas Prácticas”, ISO 27001:2013 “Seguridad de la información”
La gestión de calidad de servicios y la gestión medioambiental de los residuos controlada mediante ISO 9001:2008 “Calidad en Procesos” e ISO 14001:2008 “Gestión Medioambiental”.
